Об особенностях отражения в бухгалтерском и налоговом учете наименования товара. Учет ТМЦ по обобщенным группам - нарушается ли в этом случае законодательство? Оприходование мпз под другим наименованием

Необходимость учитывать поступившие товары и материалы не под тем наименованием, которое указано в накладной поставщика, у одних компаний существует постоянно, у других - возникает лишь время от времени. Давайте разберемся, когда может понадобиться такое переименование и как его сделать, чтобы потом не пришлось доказывать налоговикам, что поставленный вам, к примеру, принтер и принятое к учету печатающее устройство - это одно и то же.

В каких случаях приходится переименовывать ТМЦ

Один и тот же товар разные компании могут продавать под разными наименованиями. К примеру, ткань костюмная, ткань шерстяная, ткань гребенного прядения - все это одна и та же ткань.

Мнение читателя

“ Сначала мы пытались проводить товар от приемки до продажи строго под названием поставщика. Однако вскоре отказались от этого, в числе прочего, из-за недовольства покупателей. Их не устраивала ситуация, когда по договору, заключенному на поставку десяти шапок шерстяных, мы при отгрузке выдавали им документы на семь головных уборов вязаных и три ушанки цветных, несмотря на то что это были абсолютно одинаковые шапки одного производителя, просто поступили они от разных поставщиков” .

Елена Красивцева,
главный бухгалтер, г. Самара

Потребность учесть приобретенные ТМЦ не под тем наименованием, которое указал в своих отгрузочных документах ваш поставщик, может возникнуть у вас, в частности, если:

• вы закупаете одно и то же имущество у нескольких поставщиков, каждый из которых именует этот товар на свой лад и все - по-разному. Если приходовать товар из каждой партии под наименованием, указанным поставщиком, придется учитывать одно и то же под десятком разных наименований. Это не только неудобно (нужно следить, чтобы каждая партия была продана или списана в производство точно под тем названием, под которым она числится в учете), но и может привести, например, к появлению в учете несуществующих на самом деле излишков и недостач и связанных с ними налоговых доначисленийПостановления Двадцатого ААС от 30.06.2009 № А23-3030/08А-14-189 ; ФАС УО от 10.05.2011 № Ф09-2429/11-С3 , а также к неверной оценке списываемых ТМЦ, если у вас принято списание не по себестоимости каждой их единицы, а по средней себестоимости или по способу ФИФОп. 73 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее - Методические указания) ;
• ваш покупатель настаивает на определенном наименовании, а оно не совпадает с тем, которое указывает в отгрузочных документах ваш поставщик. Такие требования, в частности, выдвигают бюджетники, которые вправе тратить деньги строго на то, на что им выделено финансирование;
• у вас производство, а учет сырья и комплектующих построен по их наименованиям и кодам, приведенным в вашей технической документации, и они не совпадают с указываемыми вашими поставщиками;
• операции с товаром подпадают под налоговую льготу и для безопасного ее использования вам важно продавать его под тем названием, которое приведено в нормативном документе, устанавливающем льготу или перечень льготируемых товаров;
• вы - экспортер и при вывозе товара вам необходимо указать в ГТД и документах на перевозку приведенное в Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности наименование, которое не совпадает с указанным вашим поставщиком в документах на товар.

Почему можно присваивать ТМЦ собственное наименование

В нормативных актах, устанавливающих правила бухучета, вы не найдете прямого разрешения присваивать поступающим ТМЦ принятое в компании унифицированное наименование и отражать его в первичных документах, сопровождающих товар от приемки до реализации или использования в производстве.

Однако организация должна вести бухучет рациональноп. 6 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н . Очевидно, учет одного и того же под разными наименованиями рациональным не назовешь (из-за неоправданного увеличения номенклатурных позиций, необходимости отслеживать списание ТМЦ именно под тем названием, под которым они числятся в учете, и т. п.).

Кроме того, учет ТМЦ должен обеспечивать контроль за их сохранностью и использованиемп. 3 , подп. «в» п. 6 Методических указаний . А раздутый номенклатурный перечень, наоборот, затрудняет такой контроль.

Как видим, если вы станете присваивать приобретаемым товарам и материалам наименования, исходя из ваших потребностей, это не будет противоречить принципам бухучета. Главное, чтобы эти наименования соответствовали действительности и позволяли верно идентифицировать ТМЦ (очевидно, что нельзя называть стол стулом).

Методические указания по бухучету МПЗп. 50 Методических указаний позволяют изменить в целях надлежащего учета и контроля единицу измерения, указанную в отгрузочных документах вашего поставщика, на принятую для данных ТМЦ в вашем учете. Оформляют это составляемым в произвольной форме актом переводаабз. 3 п. 50 Методических указаний . По аналогии так же можно поступить и с наименованием товара.

Какие претензии могут предъявить налоговики

Бухгалтеры опасаются прежде всего налоговых претензий - что инспекторы, проверив документы, решат: компания приняла на учет, а затем продала или использовала в производстве вовсе не то, что купила. Ведь соответствие используемых вами и вашим поставщиком названий может быть далеко не всегда очевидно проверяющим. Так, сомнения в том, что принятый на учет «уголок стальной 50 х 50» и указанный в накладной и счете-фактуре поставщика «угол. мет. нержав. 50 х 50» - это одно и то же, вряд ли возникнут. А вот знак равенства между «датчик-реле» и «терморегулятор» непосвященные в технические тонкости инспекторы уже наверняка не поставят.

Эти опасения, как показывает практика, не напрасны. Если из документов не будет однозначно следовать, что вы приняли на учет, продали или списали в производство именно то, что купили, налоговики могут доначислить:

• НДС, сняв вычет входного налога по приобретенным ТМЦ из-за того, что вы не приняли их к учетуп. 1 ст. 172 НК РФ . Ведь из документов не будет следовать, что вы оприходовали именно то, что указано в счете-фактуре и накладной поставщика;
• налог на прибыль, сняв расходы по использованным в производстве или реализованным ТМЦ, поскольку по документам отпущено или продано было что-то другоеподп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ . А рыночную стоимость этого «чего-то другого» если и признают в расходах, то доначислят доход в той же сумме. Ведь у вас не будет документов, подтверждающих приобретение ТМЦ именно этого наименования, и есть риск, что проверяющие сочтут их излишками, выявленными, но не задокументированными при инвентаризациип. 20 ст. 250 , п. 2 ст. 254 НК РФ . И наконец, налоговики могут убрать из налоговых расходов все затраты, связанные с приобретением переименованных ТМЦ, - на транспортировку, хранение, посреднические услуги (если вы закупаете товары или материалы через посредника).

А у экспортеров из-за несовпадения наименований приобретенного и затем вывезенного за границу товара могут возникнуть сложности с подтверждением нулевой ставки НДС.

Впрочем, обычно подобные претензии удается отбить еще на стадии рассмотрения материалов проверки (подав возражения) или через подачу апелляционной жалобы в УФНС, хотя порой приходится и судиться с налоговикамиПостановление ФАС СКО от 02.09.2008 № Ф08-5142/2008 . В отдельных случаях чиновники даже сами способны признать, что различия в наименованиях - не принципиальныПисьмо Минфина России от 05.04.2006 № 03-03-04/1/320 . Судя по арбитражной практике, идти в суд вынуждены в основном экспортеры, которым в подобных ситуациях приходилось доказывать свое право на вычет и на возмещение НДС не в одной инстанци иПостановления ФАС ЗСО от 23.01.2008 № Ф04-449/2008(1058-А45-41) ; ФАС СЗО от 27.02.2008 № А56-1/2007 , от 03.03.2008 № А56-8615/2005 ; ФАС МО от 07.06.2007 № КА-А40/4967-07 .

Снижаем налоговые риски

Нужно оформлять документы так, чтобы переименованные ТМЦ можно было однозначно идентифицировать как те же самые, что указаны в документах вашего поставщика. Ваши действия будут зависеть от того, как часто у вас возникает потребность изменить наименование поступающих ценностей: постоянно или лишь изредка.

Переименовывать ТМЦ приходится постоянно: составляем таблицу соответствия наименований

ШАГ 1. Закрепите приказом директора, что в целях надлежащего учета и контроля за использованием ТМЦ ваша организация ведет их учет под наименованиями, закрепленными во внутренней номенклатуре.

ШАГ 2. Составьте и утвердите приказом директора:

• внутреннюю номенклатуру ТМЦ;
• таблицу соответствия каждого приведенного там наименования всем тем наименованиям, которые используют для этой позиции ваши поставщики, а также - отдельно - тем названиям, которые требуют указывать в документах покупатели.

ШАГ 3. При приемке товара соотносите указанное в документах поставщика наименование с наименованием из внутренней номенклатуры и в соответствии с последним принимайте ТМЦ на учет. Многие бухгалтерские и складские программы позволяют легко автоматизировать этот процесс.

ШАГ 4. Следите, чтобы документ, которым вы оформляете принятие к учету ТМЦ (приходный ордер М-4 на материалы или заменяющий его штамп на накладной, акт о приеме товара), был увязан с накладной поставщика. В форме приходного ордера М-4 есть графа, в которой указывают реквизиты накладной поставщика. В составляемый в произвольной форме акт о приеме товара вы можете добавить эту информацию самостоятельно.

Таким образом вы подтвердите принятие на учет купленных ТМЦ под другим названиемп. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ; п. 1 ст. 252 НК РФ ; Постановление Двадцатого ААС от 30.06.2009 № А23-3030/08А-14-189 . На то, что это можно делать с помощью таблицы соответствия наименований, прямо указал Восьмой ААСПостановление Восьмого ААС от 15.07.2010 № А46-4842/2009 .

Возвращая товары продавцу, придется указать в документах то их наименование, которое фигурировало в его накладной и счете-фактуре. В связи с этим в бухгалтерской программе это название лучше заносить примечанием в карточку товара. Тогда при возврате не придется «поднимать» бумажную накладную.

Разовая необходимость: уходим от проблемы либо оформляем «связующий» документ

Лучше всего, конечно, вовсе уйти от проблемы: еще на стадии заключения договора с поставщиком согласовать с ним подходящее вам или вашим покупателям наименование, которое он укажет в отгрузочных документах. Некоторые компании даже выдают поставщикам специально разработанную для этого памятку о том, как указывать в отгрузочных документах наименования товаров.

Мнение читателя

“ Изредка покупатели просят продать им товар не под тем наименованием, под которым мы его закупили. Тогда я пишу в ТОРГ-12 требуемое ими название, а в скобочках указываю то, под которым товар учитывается у нас, например «Парусина полульняная (Брезент)». Часто такой компромисс устраивает покупател я” .

Алена Рудницкая,
главный бухгалтер, г. Санкт-Петербург

Увы, поставщик может и не согласиться. Тогда на его документах сделайте отметку о том, что ТМЦ вы принимаете на учет под другим наименованием. В некоторых компаниях представителю поставщика даже предлагают подписать акт об идентичности наименований и подшивают его к накладной. В других вместо такого акта к накладной подшивают бухгалтерскую справку о том, что ТМЦ принимается к учету под другим наименованием, или акт «перевода» из одного наименования в другое (составляя его так же, как и при переводе из одних единиц измерения в другие).

Не нужно оформлять переименование товара для его продажи под другим названием как якобы проведенную переукомплектацию или доработку - это ошибка. Ведь на самом деле вы с товаром ничего не делаете.

Налоговикам сложнее проследить движение товара, который меняет название, по цепочке от поставщика к конечному покупателю, и у них возникают подозрения, что речь идет о разных товарахПостановление Седьмого ААС от 14.04.2008 № 07АП-1550/08 . Утверждение внутренней номенклатуры и таблицы соответствия наименований позволяет документально подтвердить, что это один и тот же товар, еще на стадии налоговой проверки или рассмотрения ее материалов в инспекции.

... ВОТначнемВОТ...

Данная ситуация возникает тогда когда есть в справочнике «молоко сгущенное» а в приходной накладной указана «сгущенное молоко».

Казалось бы существуют:

1.ГОСТ

2.ISO 9000 (замена ГОСТ)

3.ОКП (Общероссийский классификатор продукции)

4.Таможенная система идентификации товара.

Но все эти стандарты никак не влияют на нашу жизнь и поэтому «что видят» в накладной так и пишут в справочник «как есть». Итог:

1.Растёт справочник номенклатура.

2.Не работают дополнительные возможности программы, которые используют номенклатуру, например подбор аналогов.

3.Появляется несколько строк вместо одной в документах.

4.Затруднён поиск номенклатуры.

5.Расширяется выбор партий.

6. и другое …

Бухгалтерия это объясняет тем, что налоговая инспекция не примет к зачету НДС, оштрафует за продажу того чего нет (в накладной одно наименование а продали другое) и признает выручку прибылью.

Рассматривая проблему и читая регламентирующую документацию, видим, что если ПБУ позволяют учитывать номенклатуру как удобно для учета, то Закон о БУ и Налоговый кодекс трактуют данную проблему не так широко как ПБУ.

Прим.1.

В случае импортного товара имеем ГТД и Таможенный кодекс РФ (Глава 14 - Декларирование товаров. Статья 128 ТМК РФ - Особенности декларирования товаров различных наименований, содержащихся в одной товарной партии.).

Еще есть подакцизный - то совсем другая песня и уж совсем есть драгметалл.

ПБУ 5/2001 "Учет материально-производственных запасов"

Гл.1. Общие положения

п.3. Единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п.

Гл.2. Оценка материально-производственных запасов

п.5.Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Гл.3. Отпуск материально-производственных запасов

п.16. При отпуске материально-производственных запасов (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени приобретения
материально-производственных запасов (способ ФИФО);

Применение одного из указанных способов по группе (виду) материально-производственных запасов производится исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

Гл.4. Раскрытие информации в бухгалтерской отчетности

п.23. Материально-производственные запасы отражаются в бухгалтерской отчетности в соответствии с их классификацией (распределением по группам (видам) исходя из способа использования в производстве продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд организации.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ" от 21.11.1996 N 129-ФЗ

Статья 9. Первичные учетные документы.

1.Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2.Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме , содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

и др.

Исходя из буквального прочтения норм Закона №129-Ф3, приобретенные товары должны приниматься к учету в соответствии с наименованиями, указанными в первичных документах. В противном случае к учету будет принят объект, не подтвержденный первичными документами.

Аудиторы пишут о том, что действующими нормативными документами не определено, каким образом возможно произвести оприходование товара в одной единице учета (одним наименованием), и отгрузить (отпустить) данный товар в иной единице учета (иным наименованием).

Однако Методические указания по БУ МПЗ (Приказ МФ РФ от 28.12.2001 №119) допускают изменение единицы измерения материалов согласно п.50 с составлением акта.

Приказ МФ РФ от 28.12.2001 №119 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЙ
ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ (Ввести в действие настоящий приказ начиная с бухгалтерской отчетности за 2002 год.).

п.50. Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

В случае, когда материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанная в документах поставщика, затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Если затруднительно отражение движения такого материала одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода материала в другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также - в другой (новой) единице измерения, со ссылкой на акт перевода.

Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации.

Но и здесь ничего не говорится о замене названия поставщика на название принятое в организации.

ПБУ 1/2008"Учетная политика организации"

Согласно п.7 при формировании учетной политики организации по конкретному вопросу организации и ведения БУ осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством РФ и (или) нормативными правовыми актами по БУ. Если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения БУ, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа, исходя из настоящего и иных положений по БУ, а также МСФО. При этом иные положения по БУ применяются для разработки соответствующего способа в части аналогичных или связанных фактов хозяйственной деятельности, определений, условий признания и порядка оценки активов, обязательств, доходов и расходов.

По мнению аудиторов основываясь на п.7.ПБУ 1/2008 и Методических указаниях, организация может оприходовать приобретенный товар в соответствии с его наименованием, указанным в первичных документах поставщиков, а при его реализации произвести перевод данного товара в иную единицу измерения (со сменой наименования) по категориям данного товара. Однако такой перевод должен быть подтвержден первичными документами, а сам порядок перевода, и формы применяемых документов следует закрепить в учетной политике организации.

Аудиторы обращают внимание на то, что Налоговый кодекс РФ не дает понятия "товарная номенклатура", а также не содержит требований к товарной номенклатуре. Кроме того, НК РФ не содержит нормы, в которой говорилось бы, что наименование товара, поступившего от поставщика должно быть "одинаковым" с наименованием товара, оприходованным в организации, данный товар должен быть идентифицируемым как один и тот же.

Однако, наличие документов, подтверждающих перевод товара из одной единицы учета в иную (со сменой наименования), при условии, что порядок такого перевода, и формы применяемых документов будут закреплены в учетной политике Вашей организации, увеличит возможность идентификации приобретаемых и реализуемых товаров, повысит шансы организации на признание расходов в виде стоимости приобретенного товара для целей налогообложения прибыли при реализации данного товара под иным наименованием.

Вывод: организация самостоятельно устанавливает единицу товара и наименование товара, исходя из собственных потребностей. В соответствии с Законом 129-Ф3 организация должна оприходовать приобретенный товар в соответствии с его наименованием, указанным в первичных документах поставщиков (иначе к учету будет принят объект, не подтвержденный первичными документами). Однако организация может произвести перевод данного товара в иную единицу измерения (или изменить его наименование) Порядок, форму и первичные документы для перевода товара в иную единицу измерения (изменения наименования) необходимо закрепить учетной политикой организации.

Практика решений найденная мною на просторах инета:

1.Добавьте внешнюю печатную форму к ПТиУ, в которую выводите соответствие между наименованиями в справочнике номенклатура и наименованиями из РС "Номенклатура контрагентов" в ввиде таблицы соответствия (справки), что номенклатуру с таким-то наименованием от такого-то поставщика оприходованную по такому-то документу принять к учету с таким-то наименованием, и давайте на подпись руководителю.

2.Вы должны на учет поставить с таким наименованием, который нужен Вам, но для этого оформляйте Приходный ордер с подписью кладовщика (или иного МОЛ, который получал товар) в котором вы указываете такие названия ТМЦ, которые вам нужны..

3.В элемент справочника "Номенклатура" дополнительное поле в которое бы вносилось то наименование, которое необходимо или справочник «Наименование контрагентов». Это дополнительное наименование номенклатуры необходимо выводить на печать в счётах-фактурах и накладных (справочник наименование контрагента) или в программе при создании новой номенклатуры в карточке 2 строки: в одной вбивается название "для справочника" ,в др. - "для печати" (в 1с есть "наименование для печати" - полное наименование называется, которое находится в произвольном соотношении с кратким наименованием.).

4.Издать приказ. В целях соблюдения жестких условий выполнения контракта считать наименование такое-то таким то.

5.Использование приходных ордеров на товар и иные действия по переименованию закрепить учетной политикой.

6.Некоторые организации используют документ «Бухгалтерская справка» для перевода количества одной номенклатуры в другую.

Прим.2.

Вопрос: Организация осуществляет торговую деятельность. Должны ли наименования товаров в счетах-фактурах, выставляемых организацией покупателям, совпадать с наименованиями товаров в счетах-фактурах, полученных организацией от поставщиков при приобретении этих товаров? Могут ли налоговые органы из-за такого несоответствия отказать организации в вычете НДС?

Ответ: Налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 Налогового кодекса РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров. Таким образом, право на вычет не может зависеть от того, что указано в счетах-фактурах, выставляемых самим налогоплательщиком своим покупателям. Операции по приобретению и операции по реализации должны рассматриваться обособленно.
Основанием для отказа в праве на вычет НДС может быть только счет-фактура, выставленный организации ее поставщиком с нарушением порядка, установленного п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ (п. 2 ст. 169 НК РФ). Так, в счете-фактуре должны быть указаны, в частности, наименование поставляемых (отгруженных) товаров, их количество и стоимость (пп. 5, 6, 8 п. 5 ст. 169 НК РФ). Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914) также предусмотрено указание в счете-фактуре наименования поставляемых (отгруженных) товаров. Какой-либо особый порядок указания наименований отгруженных товаров в вышеперечисленных документах не установлен. Требования сводятся к тому, что при заполнении графы 1 счета-фактуры поставляемый товар должен быть конкретизирован.
Таким образом, наименования товаров в счетах-фактурах, выписываемых организацией покупателям, могут не совпадать с наименованиями товаров в счетах-фактурах, полученных организацией от поставщиков. А значит, порядок заполнения счетов-фактур, установленный п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не нарушается и вычет должен быть предоставлен.

А.В.Рымкевич
Издательство "Главная книга"
01.08.2007

За комментарии, критику, советы буду благодарен. Особая благодарность тем, кто поделится своим опытом в этом, никак не регламентированном, вопросе.

С уважением Шёпот теней. В миру Александр Шишкин.

Без четкого понимания того, как вести учет товара в магазине, начинающему бизнесмену не обойтись. Есть разные методы учета и каждый из этих способов требует не только особого подхода, но и специального документального оформления. Давайте разбираться вместе на примерах.

Способы учета в продуктовом магазине

У магазина, даже самого небольшого, обычно есть торговый зал и складское помещение. Товар находится и там и там, но вот его учет желательно вести отдельно.

Кроме того, на выбор способа учета влияет номенклатура и ассортимент товара: чем они шире, тем сложнее учитывать остатки и движение по каждому виду.

В розничных магазинах применяют четыре основных способа учета товара на складе и в торговом зале:

1. Номенклатурный . Этот способ предполагает раздельный учет по каждой номенклатуре (наименованию товара). Обычно каждому объекту учета присваивается номер и на него заводится специальная карточка (бумажная или электронная).

Если учет происходит в ручном режиме, а ассортимент большой, это трудозатратный способ;

Профессиональная автоматизация товароучета в рознице. Наведите порядок в вашем магазине

Возьмите под контроль продажи и отслеживайте показатели по кассирам, точкам и организациям в реальном времени из любого удобного места, где есть интернет. Формируйте потребности точек и закуп товаров в 3 клика, печатайте этикетки и ценники со штрих кодом упрощая жизнь себе и своим сотрудникам. Формируйте базу клиентов с помощью готовой системы лояльности, используйте гибкую систему скидок для привлечения клиентов в не пиковые часы. Работайте как большой магазин, но без затрат на специалистов и серверное оборудование уже сегодня, начиная зарабатывать больше уже завтра.

2. Партионный . Товар учитывается партиями, которые формируются при его поступлении. Например, товары, указанные в товарно-транспортной накладной или ТОРГ-12, считаются одной партией. Дальнейший контроль за их движением осуществляется, как за единым целым (условно);

На деле они могут различаться сортами, ценой и даже видами. Но если во главе угла стоят расчеты с поставщиками, этот метод позволяет отлично контролировать время поступления и реализации каждой партии.

Усложняет ситуацию то, что в одной накладной могут оказаться товары из совершенно разных групп с разными условиями хранения. Поэтому с материальной ответственностью и документами все осложняется.

3. Сортовой . Все товары делятся на сорта (группы), имеющие общие признаки. Это могут быть овощи, молочная продукция, крупы и т. д. Товар одной группы хранят в одном месте, что очень удобно для контроля товарооборота.

Но такой вид учета осложняется разницей цен на товары а иногда и единицами измерения;

4. Партионно-сортовой . Сначала учитывают товар по партиям (один документ, одно время поступления), а потом внутри партии делят товары на группы и сорта. Работы больше, зато контроль полнее.

Каждый из этих способов требует не только особого подхода, но и специального документального оформления. Если в номенклатурном методе применяются учетные карточки, то для учета партий необходимы специальные ведомости, в которые записывают всю поступившую партию товара.

Для чего магазину нужен организованный учет

Рассмотрим важность учета на примере ИП. Предприниматель применяет единый налог на вмененный доход, и ему необязательно определять свои обороты и доходы для отчетности и уплаты налога.

У него есть физический показатель - площадь торгового зала, на основании которого он вычисляет сумму ЕНВД и платит ее в бюджет.

Поэтому перед налоговой инспекцией он будет чист даже в том случае, если не будет знать, сколько товара находится в его магазине.

Но вот как долго проработает такой магазин? Ведь деньги, как известно, любят счет, а материальные ценности нужно постоянно контролировать.

Кроме того, успех торговли зависит от эффективного товарооборота и пополнения товарных остатков.

А как узнать, сколько чего осталось, если не учитывать товары?

Вывод прост: учет необходим в каждой торговой точке, вне зависимости от размера. Ведь он позволяет контролировать:

• остатки товара на складе;
• остатки товара в торговом зале;
• объем продаж;
• сроки хранения;
• время расчета с поставщиками;
• оборачиваемость;
• доход и прибыль.

И этот список можно продолжать. Но и так понятно, что бухгалтерия защищает от хищений, порчи товара и затаривания ненужной продукцией. То есть позволяет предотвратить прямые убытки, ну и конечно, корректно подсчитать прибыль.

Поэтому каждый предприниматель должен нанять грамотного бухгалтера либо самостоятельно разобраться с тем, как вести учет товара в продуктовом магазине. Даже если применяет льготные режимы налогообложения, которые такую необходимость не предусматривают.

Комплексная автоматизация торговли при минимуме затрат

Берем обычный компьютер, подключаем любой фискальный регистратор и устанавливаем приложение Бизнес Ру Касса. В итоге получаем экономичный аналог POS-терминала как в большом магазине со всеми его функциями. Заводим товары с ценами в облачный сервис Бизнес.Ру и начинаем работать. На все про все - максимум 1 час и 15-20 тыс. руб. за фискальный регистратор.

Ведение учета товаров в магазине продуктов: практические аспекты

Практическое ведение учета в продуктовом магазине начинается с вопроса, в каком режиме он будет происходить: с помощью компьютера и специальной программы или в ручном режиме на бумаге?

Конечно, если на первых порах становления бизнеса лишних средств нет, можно обойтись простыми тетрадками и калькулятором, хотя неоспоримо, что технические средства делают процесс более быстрым, правильным и организованным.

Особенно если применить специально разработанные для этого программы, которых существует немало.

Для начала рассмотрим, какие документы потребуются ИП, который открыл продуктовый магазин, для корректного ведения учета товара.

Их не так много:

• товарные накладные от поставщиков;
• ведомость прихода, расхода, остатков;
• номенклатурные карточки или ведомости для учета;
• товарные книги;
• партионные карты.

Набор документов зависит от метода учета, все сразу их вести не нужно.

Например, если ИП решил применять партионный метод, ему необходимо заводить ведомость на каждую партию товара и отмечать в ней:

• номер и дату документа поставки партии товара;
• наименование товарных позиций в партии;
• количество товара (масса или число мест);
• стоимость;
• дату выбытия;
• перечень и количество выбывших позиций;
• реквизиты расходного документа (внутренняя накладная, товарный чек, розничная продажа и т. п.);
• по окончании партии товара ставится дата закрытия карты.

Доходы и расходы продуктового магазина. Видео

Такие карты необходимо заносить в сводный реестр, в котором нужно указывать номер партии и сумму стоимости товара в ней, а также отмечать приход и расход.

Если применяется партионно-сортовой метод, потребуются карты на каждую партию и номенклатурные карточки по каждому виду товаров.

Начать учет движения товаров легко в товароучетной программе Бизнес.Ру Розница, которая позволит вести полноценный финансовый и торговый учет. В любое удобное для вас время вы сможете получать отчеты по расходам, затратам на единицу товара, количеству проданных единиц, цене реализации и многое другое.

Этапы учета товаров в магазине продуктов

Условно у любого метода учета есть три основных этапа, которые должны быть зафиксированы в документах:

• остатки;
• поступление товара;
• выбытие товара.

Остатки - понятие условное, поскольку они постоянно меняются, если магазин работает. Но правильно поставленный учет позволяет зафиксировать их как минимум на начало и конец рабочей смены.

Поступление товара происходит от поставщика или с внутреннего склада, который бывает один на несколько магазинов одного владельца.

При этом, речь не идет о крупной торговой сети. Предприниматель может содержать несколько небольших условных ларьков в разных районах города и иметь запас товара на одном общем складе для их обеспечения.

Привоз в магазин партии консервов с такого склада не будет приходом для ИП, а вот для магазина будет.

Выбыть из оборота товар также может по разным причинам:

• товар могут купить, тогда вместо него в кассу поступят деньги;
• товар может быть испорчен или украден, тогда это недостача;
• товар может оказаться некачественным или просроченным, тогда его нужно вернуть поставщику (по возможности) или списать.

Все это нужно своевременно и четко отражать в документах. Сложность, с которой сталкиваются начинающие бизнесмены, называется «наценка». Потому что ее тоже нужно учитывать, а сам учет вести либо сразу с ней, либо без нее, во входящих ценах, а наценку учитывать отдельно.

Неправильная, но очень простая формула, которую применяют многие предприниматели, выглядит так:

Приход – Выручка = Остаток товара .

На самом деле она должна выглядеть так (ведь в выручке наценка уже есть):

(Приходная цена + Наценка) – Выручка = Остаток .

Этот способ ведения расчетов называют суммовым.

Способ простой: фактически это журнал прихода и расхода, в который записываются итоговые значения в ценовом выражении: поступила накладная, посмотрели сумму, записали ее.

В следующей колонке записали сумму наценки, вывели итог приходов за день, отняли сумму выручки (по чекам или по факту сданную продавцами) и получили остаток на конец дня.

Повысьте эффективность работы магазина за 1 месяц

Сервис позволит повысить эффективность работы магазина за счет сокращения потерь товарных остатков, значительно ускорить процесс переоценок, печати ценников/этикеток, строго дисциплинировать работу кассира и ограничить его возможности при работе с скидками/продажами по свободной цене.

Из такого журнала не виден доход по разным товарным позициям, а также их реальный оборот. Выяснить фактические остатки по наименованиям можно только после ревизии. Но и подвести ее итоги при таком способе проблематично: сделать это можно только в денежном выражении.

Недостачу или излишки по видам товаров определить не получится, поэтому придется просто зафиксировать фактические остатки и ожидать следующей инвентаризации. При этом вести бухгалтерию сможет любой человек.

Если немного расширить горизонты, то можно соединить товарный и финансовый учеты, как это обычно делают специальные компьютерные программы.

Правда, в этой ситуации работы прибавится и у продавцов: если в магазине нет кассы, им придется записывать все проданные единицы товара. А условному «учетчику» разносить их в ведомость по наименованиям: за день продано 40 пакетов молока, 120 батонов, 7 кг. гречки, 16 кг. сахара и так далее.

Если оборот у магазина большой, времени на это уйдет много. Но применить приведенную выше формулу можно будет уже к каждому наименованию.

Алгоритм успешного учета в магазине продуктов

Напоследок рассмотрим, как все же организовал систему учета товара в своем продуктовом магазине наш начинающий ИП.

Первым делом он решил не экономить на оборудовании, ведь сейчас можно приобрести подходящий для решения офисных задач компьютер по скромной цене.

Это позволило ему автоматизировать систему бухгалтерского учета и сэкономить на заработной плате сотрудников, занятых в этом процессе.

», декабрь 2018 г.

Среди стандартов 2018 г. больше всего вопросов вызывает СГС «Аренда». Методические рекомендации по использовании в бухучете данного стандарта приведены Письмом Минфина РФ от 13.12.2017 № 02-07-07/83464. Рассмотрим операции по учету аренды со сторон арендатора и арендодателя.

Когда применять СГС «Аренда»

Передачу прав пользования материальных ценностей по договорам можно разделить на два типа:

безвозмездное пользование.

Использовать СГС «Аренда» (далее -Стандарт) следует в том случае, если обязательства по содержанию имущества возлагаются на пользователя имуществом, а также пользователь выполняет другие условия, предусмотренные договором. Фактически пользователь исполняет обязанность содержания имущества, когда заключает договоры или контракты с организациями на содержание имущества и, соответственно, несет расходы самостоятельно без участия арендодателя, и когда возмещает передающей стороне расходы на содержание имущества.

Случаи, когда Стандарт не применяется:

В соответствии с п. 10 Стандарта – при закреплении государственного (муниципального) имущества на праве оперативного управления за учреждениями с целью выполнения возложенных полномочий.

В случае, если учреждение передает объект НФА другому учреждению, но обязанность по его содержанию остается у передающей стороны. Передача в пользования таких объектов отражается в порядке, действовавшем до применения СГС «Аренда», а именно, передающая сторона отражает перемещение на балансе учреждения по счету 101 00 «Основные средства» и одновременное на забалансовом счете 26 «Имущество, переданное в безвозмездное пользование»; принимающая сторона отражает на счете «Имущество, полученное в пользование».

При представлении участков недр – в целях геологического изучения недр, разведки и (или) добычи полезных ископаемых; биологических активов – во временное владение и пользование или во временное пользование; материальных носителей, в которых выражены результаты интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации (в части принятия на учет нематериальных активов) – во временное пользование.

Операционная и финансовая аренда

Стандартом предусмотрено два вида аренды: операционная и финансовая (неоперационная). К какому из видов аренды относится объект учета следует определять бухгалтеру на основании профессионального суждения. Классификация объекта будет зависеть от предполагаемого срока использования имущества по отношению к оставшемуся сроку полезного использования, величины арендных платежей по отношению к справедливой стоимости объекта, соблюдения иных условий, предусмотренных пп. 12 – 16 СГС «Аренда».

Анализ признаков операционной и финансовой аренды показывает, что в большинстве случаев у учреждений возникают объекты операционной аренды. К финансовой аренде чаще всего относится передача основных средств в .

Рассмотрим операции, которые следует отразить арендатору (казенному учреждению) в учете при передаче объекта НФА в пользование по операционной аренде:

1. В учете передающей стороны следует отразить на дату классификации объекта операции по перемещению объекта по 101.00 счету «Основные средства», одновременно по забалансовому счету 25 «Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)»: следует перейти в раздел главного меню «Основные средства» – «Прочие операции» – документ «Передача НФА в (возврат из) безвозмездное (возмездное) пользование» с видом операции «Передача в аренду основных средств».

Дт 1 101 12 310 (аналитика – МОЛ арендатора) Кт 101 12 310 (аналитика – МОЛ арендодателя) – внутреннее перемещение ос;

Сторнирование остатка предстоящих доходов в уменьшение дебиторской задолженности по арендным платежам:

Дт 1 205 21 560 – Кт 1 401 40 121

Уменьшение плановых (прогнозных) назначений по доходам от операционной аренды в размере неполученного дохода:

Дт 1 504 Х0 121 – Кт 1 507 Х0 121

Операции в учете арендатора КУ

1. Объект учета операционной аренды – право пользования активом учитывается принимающей стороной в составе нефинансовых активов как самостоятельный объект бухгалтерского учета на счете 111 40 согласно п. 151.1 Инструкции № 157н. Исходя из п. 2 Инструкции № 162н в разрядах 5 – 17 номера счета 111 40 отражаются нули, если иное не предусмотрено требованиями целевого назначения выделенных средств.

Принятие к учету права пользования активом по договору операционной аренды следует отразить в раздел главного меню «Расчеты» – «Аренда» – документ «Принятие к учету прав пользования ОС, НПА (Арендатор)» с видом операции «Поступление в аренду».

Дт 1 111 42 350 - Кт 1 302 24 730 – принятие к учету права пользования активом

В документе графа «Сумма » - это суммарная стоимость арендных платежей с учетом НДС по строке. Рассчитывается автоматически, может быть скорректирована вручную. Так как по обычному договору аренды справедливая стоимость арендных платежей совпадает с суммой арендных платежей по договору, в строке «Сумма по договору » указывается цена и сумма арендных платежей по договору аренды, которую должен будет заплатить арендатор за весь срок пользования объектом учета аренды.

Графа «Отложенные доходы» отражает сумму отложенных доходов от получения права пользования активом – рассчитывается автоматически как разница между справедливой стоимостью арендных платежей и суммой арендных платежей по договору.

На вкладке документа «Амортизация» следует указать способ признания расходов: «по месяцам » – сумма амортизации рассчитывается равномерно по месяцам; «по календарным дням » – сумма амортизации рассчитывается равномерно по календарным дням; «в особом порядке »– сумма амортизации в текущем месяце не рассчитывается автоматически, ее нужно указывать вручную в регламентном документе «».

2. Также с документом принятия прав пользования следует отразить принятие к учету принятых бюджетных обязательств перед арендодателем в размере арендных платежей, предусмотренных договором:

Дт 1 501 13 224 - Кт 1 502 11 224 – принятое бюджетное обязательство.

3. Ежемесячно для начисления амортизации по объектам учета аренды следует ввести в разделе главного меню «Расчеты » – «Аренда » – документ «Начисление амортизации прав пользования ОС, НПА ». Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке «Заполнить ». Заполнение реализовано по остаткам на счетах учета прав пользования активами (111.40) и доходов будущих периодов (401.40).

Дт 1 401 20 224 - Кт 1 104 42 450 – начисление права пользования активом.

4. На дату прекращения договорных отношений по завершении срока пользования следует в разделе главного меню «Бухгалтерский учет » – документ «Операция бухгалтерская » следует отразить операцию:

– уменьшение балансовой стоимости права пользования активом на сумму начисленной амортизации.

В случае досрочного прекращения операционной аренды следует отразить следующе операции:

Дт 1 104 4Х 450 – Кт 1 111 4Х 450 – списание начисленной амортизация;

Дт 1 111 4Х 450 – Кт 1 302 24 730 – уменьшение способом «красное сторно» остаточной стоимости права пользования активом.

Любая финансово-экономическая операция по деятельности фирмы находит свое отражение на счетах бухгалтерского учета. Все счета связаны между собой. Принцип их взаимодействия описан методом двойной записи. Сам представляет собой перечень, в котором номеру соответствует наименование, отражающее суть хозяйственной операции. Он утвержден Приказом №94н в редакции от 08.11.2010г.

Товар — это любой купленный или произведенный ценный предмет предназначенный для последующей продажи. Если организация производить продукцию для внутреннего использования, он не является товаром. Рассмотрим основные проводки по товару и услугам в бухгалтерском учете.

Рассмотрим основные примеры проводок бухгалтерского учета по товарам на 41 счете учета.

Учет товаров и материалов

Товары и материалы часто объединяют в одну учетную группу и дают им обобщающее название – товарно-материальные ценности, сокращенно ТМЦ.

ТМЦ в готовом виде, предназначенные для дальнейшей реализации – это товары. А – это ТМЦ, которые приобретают для использования в изготовлении продукции фирмы, либо для собственных нужд, влияющих на общей производственный процесс, .

Учитывают ТМЦ по фактической себестоимости которая складывается из сумм денежных средств, перечисленных или уплаченных (при наличном расчете) поставщику и прочих расходов, связанных с транспортировкой, комиссионными затратами и т.д.

Как товары принимаются к учету

Товары к учету принимаются так же, как и материалы, по фактической себестоимости. Для бухгалтерского учета используют счет 41 и открытые к нему субсчета. При осуществлении розничной торговли необходим еще . Если вести учет по учетным ценам для отражения разницы между ними и фактическими ценами, тогда понадобятся счета 15 и 16.

Товары реализуются оптом и в розницу. На учет в данном случае влияет и система налогообложения организации, и методы, закрепленные в учетной политике, и автоматизация, либо ее отсутствие у торговой точки, и наличие посредников. При заключении договора поставки нужно четко прописывать все условия, которые касаются предоплаты, полной оплаты и отгрузки, так как от этого зависит списание затрат и момент реализации товаров.

Оптовая торговля может осуществляться на условиях:

• Предоплаты и последующей отгрузки.
• Отгрузке, а затем оплаты товара.
• Оплата в иностранной валюте, а затем отгрузка. И наоборот.
• с их транспортировкой покупателю.

В розничной торговле также много нюансов:

• Продажа товаров на автоматизированной торговой точке (АТТ) по продажным ценам наличным и безналичным способом.
• Продажа товаров на неавтоматизированной торговой точке (НТТ) по продажным ценам наличным и безналичным способом.
• Продажа товаров по ценам приобретения.

Пример проводок по 41 счету

Организация «Альфа» осуществляет оптовую и розничную торговлю. «Омеге» были отгружены товары после получения от нее полной оплаты на сумму 274 520 руб. (НДС 41876 руб.). Через три дня товар был отгружен покупателю.

Себестоимость проданных товаров 129 347 руб. В рознице дневная выручка составила 17542 руб. (НДС 2676 руб.). Продажа осуществлялась с помощью АТТ. Для учета торговой наценки использовали счет 42. Сумма наценки – 6549 руб.

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
51	62.02	На расчетный счет поступили деньги от «Омеги»	274 520	Выписка банка
76.АВ	68.02	Выписан счет-фактура на аванс	41 876	Исходящий счет-фактура
62.01	90.01.1	Учтена выручка по реализации товаров	274 520	Товарная накладная
90.02	68.02	Начислен НДС по реализации	41 876	Товарная накладная
90.02.1	41.01	Списаны проданные товары	129 347	Товарная накладная
62.02	62.01	Зачтен аванс	274 520	Товарная накладная
		Выписана счет-фактура на реализацию	274 520	Счет фактура
68.02	76.АВ	Вычет НДС по авансу	41 876	Книга покупок
50.01	90.01.1	Учтена розничная выручка	17 542
90.03	68.02	Начислен НДС	2676	Справка-отчет кассира операциониста на основании отчета о розничных продажах
90.02.1	41.11	Списание товаров по продажной цене	17 452	Справка-отчет кассира операциониста на основании отчета о розничных продажах
90.02.1	42	Учет наценки на товар	-6549	Справка-расчет списания торговой наценки по проданным товарам

Перевод товаров в материалы

В производственно-торговых организациях нередко товары переводят в категорию материалов. Такое перемещение оформляется накладной ТОРГ-13.

«Альфа» приобрела 920 метров кабеля для продажи на сумму 179 412 руб. (НДС 27383 руб.). Для осуществления электромонтажных работ понадобилось 120 метров кабеля, поэтому данное количество товара было переведено в материалы.

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
41.01	60.01	Поступили товары	152 029	Товарная накладная
19.03	60.01	Учтен НДС	27 383	Товарная накладная
68.02	19.03	НДС принят к вычету	27 383	Счет-фактура
10.01	41.01	Товары переведены в материалы	19 830	Накладная на внутреннее перемещение

Списание товаров с 41 счета на нужды организации

Организации могут потребоваться товары, которая она продает, для общехозяйственных нужд. Списание можно произвести путем перевода товаров в материалы или минуя эту операцию, на основании приказа.

Пример ситуации:

Организация закупила 87 пачек бумаги для розничной продажи на общую сумму 7905 руб. (НДС 1206 руб.) Для нужд офиса понадобилось 5 пачек.

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
41.01	60.01	Поступили товары	6699	Товарная накладная
19.03	60.01	Учтен НДС	1206	Товарная накладная
68.02	19.03	НДС принят к вычету	1206	Счет-фактура
41.11	41.01	Товары переместили с оптового склада на розничный	6699
41.11	42	Учли торговую наценку	2609	Накладная на внутреннее перемещение (ТОРГ-13)
26	41.11	Списали товары для нужд офиса	604	Требование-накладная
26	42	Корректировка стоимости товаров для нужд офиса	219	Бухгалтерская справка