09.04.2018 12:27:19 1С:Сервистренд ru

Ввод начальных остатков в 1С Бухгалтерия 8.3

При переходе на 1С Бухгалтерия 8.3 перед организациями возникает задача переноса остатков из предыдущих систем. Данный этап выполняется после установки учетной политики и настроек параметров учета, т.к. от этого зависит состав аналитик по счетам и, соответственно, набор полей, которые необходимо заполнить в документах.

Выделим следующие варианты ввода остатков:

1. Перенос из 1С 7.7 стандартными средствами обмена или с помощью другого автоматизированного механизма переноса.

2. Ручной ввод.

В данной статье рассмотрим вариант ручного ввода и наглядный пример переноса данных по счету 10.

Для ввода остатков в программе 1С Бухгалтерия 8.3 следует перейти по навигации: Главное / Начало работы / Помощник ввода остатков:

В открывшемся окне ответственный за отражение остатков вводит дату, причем для корректного занесения информации в базу рекомендуется устанавливать последнее число предшествующего периода.

В качестве примера рассмотрим ввод остатков в разделе учета «Материалы», перейдя по навигации: Основные счета плана счетов / Счет 10. Нажатием кнопки «Ввести остатки по счету» на панели действий, пользователь создает новый документ «Ввод остатков».

• дата во вновь созданном документе устанавливается равной дате ввода остатков, указанной ранее в «Помощнике ввода начальных остатков»;
• номер будет присвоен при записи документа в соответствии с системным нумератором;
• подразделение.

После заполнения шапки документа необходимо перейти к заполнению реквизитов табличных частей. Нажатием кнопки «Добавить» на панели, либо клавишей «Ins» на клавиатуре, ответственный за отражение добавляет новую строку, в которой необходимо заполнить реквизиты. Причем состав реквизитов зависит от установленных настроек и параметров учета системы и может отличаться.

Нажатием команд «Провести и закрыть» или «Провести» пользователь регистрирует добавление информации в систему. Таким образом, ввод начальных остатков материалов на складе завершен и остается проверить правильность отражения операций.

Для проверки движений документа необходимо нажать на кнопку «Проводки» в верхней панели формы документа или перейти по навигации: Ещё / Движения документа. При этом пользователю будет доступен просмотр журнала бухгалтерских и налоговых проводок, а также движений по регистрам.

Также существует возможность настройки движений документа. Нажатием кнопки «Режим ввода остатков» ответственный за отражение остатков может изменить состав движений в нестандартных случаях переноса. По умолчанию все флаги должны быть установлены для корректного отражения типовых хозяйственных операций.

Следуя данной инструкции заполняются остатки по всем необходимым разделам учета. Контрольным отчетом для проверки служит отчет «Оборотно-сальдовая ведомость», который расположен по пути навигации: Отчеты / Стандартные отчеты / Оборотно-сальдовая ведомость.

Остались вопросы? Получите бесплатную консультацию по вопросу "Как ввести остатки в 1С?"

Переход организации с одной системы на другую сопровождается с внесением начальных остатков из предшествующей программы в новую. Некоторые компании предпочитают начинать работу, используя пустую базу данных. Они начинают заниматься хозяйственной деятельность без оглядки на старые показатели, для таких организаций, введение начальных данных не требуются, что сильно упрощает начало деятельности в новой программе.

Программисты многих систем постарались автоматизировать перенос начальных остатков из учетных систем, которыми пользовались до перехода на новую. Разработав дополнительные программы способные конвертировать данные из одной конфигурации в другую. Перенос данных с разных платформ зачастую осуществляется с привлечением сторонних организаций, занимающихся подобной работой.

Разделы учета для ввода остатков

При введении начальных остатков используются несколько разделов учета в 1С: Бухгалтерия. Для всех разделов были созданы соответствующие счета в бухгалтерском учете, в некоторых случаях используются специализированные регистры. Последние предназначены для компаний, работающих с упрощенной системой налогообложения и индивидуальным предпринимателям.

Для организации ввода информации, необходимо понимать, какие счета предназначены для них в 1С:

• На счетах 01, 02, 03 размещаются данные по Основным средствам;
• Нематериальные активы, не имеющие материальной формы, относят на 04, 05;
• Для Капитальных вложений – 07,08;
• Материалы относятся к 10 счету;
• Налог на добавленную стоимость – 19.

Хоть программное обеспечение и не ограничивает временной период, в который будут вводиться данные, но лучшим решением будет делать это в начале нового учетного периода. В новом квартале или с наступление нового года. Такой перенос данных будет наиболее безопасным и позволит быть уверенным в правильности вводимых данных. Но выбор всегда остается за организацией.

При ведении учета в любой другой системе, стоит пригласить специалистов, которые сотрудничают с предприятием 1С. Они сами произведут все необходимы процессы для переноса информации из предыдущей базы данных. Но такие услуги будут стоить значительно дороже и занимают больше времени.

Если до переноса данных учет проводился в программе 1С и ее типовая конфигурация не была существенно изменена, то лучше будет перенести справочные данные и по остаткам прибегнув к типовому виду обработки для информационных баз.

В случаях, когда количество остатков не очень велико для привлечения помощи сторонних специалистов и изучение новой дополнительной информации по переносу данных не требуется, их можно занести в базу самостоятельно вручную.

Ввод остатков по счету 01

Для обработки данных связанных с введением первичных остатков в программе 1С: Бухгалтерия, необходимо пройти в раздел «Главное», и выбрать вкладку «Помощник ввода остатков» из подраздела «Начало работы».

Важно! Прежде чем начать вводить остатки в программу нужно внести информацию о компании, реквизитах и параметрах.

Перейдя во вкладку «Помощник ввода начальных остатков» можно увидеть форму с набором всех счетов бухгалтерского учета и реквизиты их свойств. Для начала указывается название нужной организации, чтобы была возможность ввести начальные данные и, если это необходимо, ввести необходимые счета. Для этого осуществлять переходы по вкладкам формы.

Указав название компании, устанавливается дата, отражающая начало введения остатков.

Вводимые сведения по остаточным данным в корреспонденции указываются при помощи вспомогательного счета «000». Для ввода используется следующий порядок действий. Если по счету находятся остатки по дебету, то они вносятся в дебетовые остатки и кредит счета «000». При обратном случае, при наличии остатков по кредиту, данные вводятся зеркально.

Например, чтобы указать остатки на счет «01. Основные средства», необходимо нажать правой клавишей мыши по счету и выбрать «Ввести остатки по счету».

В открывшемся документе все параметры, которые будут представлены для заполнения, зависимы от выбриваемого счета, они будут сформированы программой в автоматическом режиме. Кроме того, раздел учета выбирается так же программой. В данном случае, были сформированы такие параметры:

• Инвентарный номер основного средства;
• Основное средство;
• Счет амортизации;
• Первоначальная стоимость (БУ);
• Первоначальная стоимость (НУ);
• Текущие стоимости БУ и НУ.

После этого проверяем, чтобы в шапке были реквизиты организации и жмем кнопку «Добавить», расположенную над формой.

В открывшемся окне необходимо заполнить значения по концу периода, вместе с этим создать те элементы в справочнике, которых не хватает. Ввод балансовой стоимости осуществляется на позиции первоначальной стоимости, учитывая все действия, таких как модернизация, частичные списания и так далее. Ниже в строки «Накопленная амортизация» вводятся суммы по накопленной амортизации из предыдущей программы учета. Данные должны быть взяты на дату переноса остатков.

Заполнив первую вкладку, необходимо переключиться на следующую «Бухгалтерский учет». В этой закладке заполняются следующие позиции:

• Материально-ответственное лицо;
• Срок полезного использования. Это значение указывается в месяцах;
• В поле «Способ поступление», должно стоять значение «Приобретение за плату;
• А в строке «Порядок учета» — «Начисление амортизации».

Важно! Напротив значения «Начислять амортизацию» обязательно должна стоять галочка, иначе процесс начисления будет отражаться некорректно.

После проверки введенных данных переходим ко вкладке «Налоговый учет». Здесь автоматически уже проставлен срок полезного использования, на основании данных введенных ранее. Нужно так же проверить проставлена ли галочка напротив графы «Начислять амортизацию». Конечно, она должна стоять только в том случае, если амортизация учитывается в налоговых отчислениях. Остальные строки заполняются, если существует такая необходимость.

Последняя вкладка — «События», в ней в обязательном порядке вводятся данные в пункт «Принятие к учету»:

• Дата, которая означает начало учета;
• Событие — «Принятие к учету с вводом в эксплуатацию»;
• Название документа;
• Порядковый номер, принадлежащий документу.

При необходимости вводятся другие данные.

После проверки введенных данных нажимаем «Записать и закрыть». Информация об основном средстве автоматически переносится в таблицу документа.

Закончив работу со счетами, необходимо проверить, все ли первоначальные бухгалтерские остатки были заполнены правильно. Для проверки формируется оборотно-сальдовая ведомость, при этом нужно обратить внимание, на остаток в вспомогательном счете 00, на ту дату, которая была выбрана при вводе данных.

На основании проведенных документов, оформленных выше, сформировались проводки при помощи именно этого вспомогательного счета. Например, при введении входящего сальдо с расчетного счета будет сформирована проводка Дт 51 – Кт 00. Или в другом случае, с внесением информации по сумме задолженности на выбранную дату, Дт 00 – Кт 60. Если все данные внесены правильно, то счет 00 закроется и остатка на нем не будет. В ином случает, если цифры будут не нулевые, придется искать ошибку в водимых остатках.

Ввод остатков по счету 51

В помощнике ввода начальных остатков выбирается 51 счет, после чего необходимо нажать по нему правой кнопкой мыши и выбрать «Ввести остатки по счету». После этого открывается форма с таблицей, которую необходимо заполнить, с помощью кнопки «Добавить»:

• Колонка счет, в ней необходимо выбрать 51 счет;
• Во второй колонке указываем в первом субконто расчетный счет организации. Второе субконто можно не заполнять, его указывают только в тех случаях, если фирма ведет учет по движению денег, распределяя их по статьям;
• В колонке «Остаток Дт» вносим данные по сумме на расчетном счете.

В тех случаях, когда предприятие пользуется не одним расчетным счетом, добавляется еще одна строчка с аналогичным набором данных.

Остаток наличных денежных средств в кассе, можно провести в этом же документе. Если на 30.09.2018г. существует остаток, например, в 150000 рублей, то таблица станет выглядеть так:

После заполнения всех данных по денежным средствам, нажимается кнопка «Провести и закрыть»

Важно! Если у организации открыто несколько расчетных счетов, то данные по остаткам будут вводиться отдельно для каждого счета.

Ввод остатков по счету 10 «Материалы»

Данные по счету 10 необходимо ввести одним документом. При этом в нем содержится несколько вкладок:

• Материалы на складе;
• Спецодежда и срецоснастка в эксплуатации;
• Материалы переданные в переработку.

Для ввода остатков по материалу, выбирается первая вкладка.

Приведем пример, на 30.09.2018г. Основной склад предприятия располагает остатками следующих номенклатур:

• Конфеты «Белочка» — 500 штук на сумму 5000 рублей;
• Конфеты «Грильяж» — 200 штук на сумму 3000 рублей.

Все данные заполняются по аналогии с предыдущими счетами, вносим данные в колонки счет, номенклатура, склад (по умолчанию выбирается Основной склад), стоимость, рассчитанная в бухгалтерском учете. Колонка Сумма НУ заполнится автоматически и будет равна сумме предыдущей колонки. Если же эта сумма будет отличаться, то можно откорректировать ее вручную.

Когда все остатки будут учтены в таблице, нажимаем «Провести и закрыть».

Аналогичным способом вводятся все основные средства предприятия. После того, как таблица будет полностью заполнена, нажимаем кнопки «Записать» и «Провести». После этого, документу, автоматически, будет присвоен порядковый номер.

Закончив работу со счетами, необходимо проверить, все ли первоначальные бухгалтерские остатки были заполнены правильно. Для проверки формируется оборотно-сальдовая ведомость, при этом нужно обратить внимание, на остаток в вспомогательном счете 00, на ту дату, которая была выбрана при вводе данных. На основании проведенных документов, оформленных выше, сформировались проводки при помощи именно этого вспомогательного счета. Например, при введении входящего сальдо с расчетного счета будет сформирована проводка Дт 51 – Кт 00. Или в другом случае, с внесением информации по сумме задолженности на выбранную дату, Дт 00 – Кт 60. Если все данные внесены правильно, то счет 00 закроется и остатка на нем не будет. В ином случает, если наблюдается остаток, придется искать ошибку в водимых остатках.

Как перенести остатки в новую базу 1С 8.3 Бухгалтерия

Всегда наступает момент, когда организация принимает решение либо начать автоматизацию своей деятельности, либо перейти на другую программу.

Особенно это актуально в последнее время, когда идет активный переход с версии 1С 7.7 на 8.

Поэтому рассмотрим как минимум три варианта ввода или переноса начальных остатков на примере программы 1С 8.3 - «Бухгалтерия предприятия 3.0»:

• перенос остатков из версии 7.7 стандартным способом
• обращение к программисту 1С с просьбой написать механизм переноса остатков из другой программы, либо в случае, когда в версию 7.7 было внесено много изменений
• ручной ввод остатков

Важно! Перед тем, как занести остатки, настройте учетную политику организации и параметры учета. В ряде случаев это может существенно повлиять на правильность ввода остатков. Например, один из самых часто задаваемых вопросов: «При вводе остатков по 10 счету программа просит ввести партию, а мы учет по партиям не ведем». Выясняется, что в параметрах учета в версии 8 не отключен партионный учет.

Ввод остатков в программе 1С: "Бухгалтерия предприятия 3.0″ осуществляется документами «Ввод остатков». Документы делятся по разделам учета, которые соответствуют группам счетов в плане счетов.

Для группы в целом остатки ввести нельзя. Кроме того, если у счета имеется аналитика, то есть субконто, то вводить нужно остатки в разрезе аналитики.

Если в одной информационной базе учет ведется по нескольким организациям, будет доступно обязательное для заполнения поле «Организация». Естественно, остатки вводятся по каждой организации отдельно.

Имеется помощник ввода остатков. Где в 1С 8.3 ввод начальных остатков? Разработчики спрятали его в разделе «Начальные остатки» меню «Главное».

Первое, с чего в 1С нужно начать перенос остатков вручную, это установить дату, с которой остатки начнут действовать. Это обязательное условие, без даты кнопка «Ввести остатки по счету» будет не активна.

Откроется форма списка документов ввода остатков. Вверху будет указано, по какому разделу идет ввод остатков. Нажимам кнопку «Создать»:

В зависимости от раздела учета, форма документа может иметь другой вид с другим набором реквизитов.

Перенос остатков из версии 1С 7.7

В меню «Главное» есть раздел «Начальные остатки». В нем имеется ссылка «Загрузка из 1С:Предприятие 7.7». Нажимаем на нее:

Ппоявляются еще два варианта

• загрузить остатки напрямую из информационной базы данных
• и загрузить из файла, заранее подготовленного в программе 7.7 (там тоже имеется обработка для помощи перехода на версию 8)

Далее следуем указаниям помощника переноса данных. Если конфигурации 7.7 и 8 обновлены до последних версий и в 7.7 не вносилось существенных изменений, перенос должен осуществиться безболезненно, и не стоит подробней описывать данный процесс.

Если же данные перенеслись не полностью, или в процессе переноса возникла ошибка, в любом случае следует обратиться к специалисту, так как данный вариант следует рассматривать как частный случай.

Перенос остатков в 1С из другой программы

В программе 1С Предприятие существует множество механизмов создать собственные обработки для переноса данных:

• создание правил обмена
• формированием файлов формата mxl
• формированием файлов формата dbf
• прямое подключение к информационной базе посредством ODBC
• используя объект конфигурации «Внешние источники данных»
• даже используя текстовые файлы и так далее

Поэтому если программист 1С будет говорить, что это крайне сложно и просить нереальную сумму, обсудите с ним эти пункты. В интернете есть множество информации и уже готовых универсальных альтернативных обработок для переноса не только остатков, но и документов.

Если в программе 7.7 добавлены некоторые реквизиты у справочников, то они естественно не перенесутся стандартной обработкой. Но никто не запрещает подправить правила обмена, либо выгрузить эти реквизиты отдельно в файл и потом загрузить в программу версии 8.

По материалам: programmist1s.ru

Рассмотрим пошаговую инструкцию по вводу начальных остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия на примере. В программе для этого есть Помощник ввода остатков: Главное → Начальные остатки → Помощник ввода остатков:

Шаг 1. Установка даты ввода остатков

В открывшемся окне видим план счетов. Необходимо по каждому счету ввести остатки. Вводить остатки рекомендуется на начало отчетного периода – года, квартала или месяца. Поэтому выбираем организацию, по которой будем вводить остатки, далее указываем дату:

Предположим, что будем вести учет в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 с 01.01.2016г. Значит, дата ввода начальных остатков будет – 31.12.2015г. Ввели дату, можно начать вводить остатки по счетам. Выбираем один из возможных способов:

• Выбрать необходимый счет. Далее двойным кликом мыши или с помощью кнопки Ввести остатки по счету открыть окно для ввода информации по выбранному счету:

• Воспользоваться кнопкой Еще, далее Открыть список документов и выбрать необходимый раздел учета:

Воспользуемся первым вариантом и начнем ввод остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Шаг 2. Ввод остатков по счету 51 Расчетные счета

Если у предприятия открыто несколько расчетных счетов, то остатки вводятся отдельно по каждому счету.

Пример: ООО «Успех» на расчетном счете 40702810400000015396 в филиале ПАО “БАНК УРАЛСИБ” в г. Новосибирск на 31.12.2015г. имелся остаток 247 000 руб.

Необходимые действия в 1С 8.3:

• В плане счетов выбираем 51 счет, далее двойным кликом мыши открываем обработку для ввода остатков;
• В открывшемся окне кнопка Создать, далее Добавить;
• Указываем счет 51, первое субконто – это номер расчетного счета предприятия. Второе субконто – Статьи движения денежных средств вводится только в том случае, если предприятие учет движение денежных средств ведет по статьям. Иначе, данное субконто можно не вводить;
• Указываем сумму;
• Если есть еще расчетный счет, то добавляем еще строку и выполняем аналогичные действия:

Остатки по кассе можно ввести этим же документом. Предположим, что в кассе на 31.12.2015г. имеется остаток 165 000 руб. Добавим строку и введем информацию:

Затем кнопка Провести и закрыть. В разделе Денежные средства увидим введенный документ:

С помощью в правом углу закрываем данный раздел учета и выбираем следующий счет, по которому будем вводить остатки.

Шаг 3. Ввод остатков по счету 10.01 Сырье и материалы

Остатки по счету 10 вводятся одним документом. Документ имеет несколько вкладок. Так как будем вводить остатки по материалам, выбираем вкладку Материалы на складе:

Пример: на 31.12.2015г. на складе Основной склад имеются остатки по следующей номенклатуре:

• Ткань блузочная – 500 м. на сумму 50 000 руб.;
• Ткань костюмная –120 м. на сумму 46 000 руб.

Остатки по материалам в 1С 8.3 вводятся по каждой номенклатуре в разрезе складов. Если в параметрах учета указано, что учет запасов ведется по складам:

Как и в предыдущем случае добавляем строку и заносим информацию: счет, номенклатуру, склад, количество, в колонке Стоимость – стоимость по бухгалтерскому учету. Автоматически проставляется Сумма НУ, равная стоимости по бухгалтерскому учету. Если Сумма НУ отличается от Стоимости , то корректируем ее вручную:

После ввода остатков, как и при вводе остатков по денежным средствам необходимо Провести и закрыть документ.

Шаг 4. Ввод остатков по счету 60 Расчеты с поставщиками

При вводе остатков по данному счету важно понимать какие имеются остатки. Если мы должны поставщику, то выбираем счет 60.01. Если поставщик нам, мы перечисляли аванс, то счет 60.02.

Пример: на 31.12.2015г. задолженность ООО «Успех» перед поставщиками:

• Перед ООО «Технодрайв» – 264 000 руб.;
• Перед ООО «Вымпел» – 258 000 руб.

Задолженность поставщика ООО «Рассвет» перед ООО «Успех» – 185 520 руб.

Когда вводим остатки в 1С 8.3 по данному счету необходимо учитывать следующие нюансы:

• Какой остаток по дебету или по кредиту вводить программа 1С 8.3 определяет сама в момент выбора субсчета. Выбрали счет 60.01 – доступен ввод остатка по кредиту, выбрали 60.02 – доступен остаток по дебету:

• Следующий момент. Если в параметрах учета указали, что учет запасов будете вести по партиям (документам поступления):

То при вводе остатков потребуется выбрать документ, по которому образовалась задолженность. Если в базе 1С 8.3 будут введены документы, по которым поступал товар, то просто выбираем из списка нужный документ.

Если такие документы были введены в другой базе, то используя кнопку оформляем вспомогательный документ. В нем указывается информация только об организации, контрагенте и договоре. Никакой информации за что образовалась задолженность указывать не надо. При проведении документ не делает никаких проводок:

Если учтете все выше сказанные нюансы, то в результате ввода информации в 1С 8.3 увидите следующие данные:

Шаг 5. Ввод остатков по налогам и взносам 68 Расчеты по налогам и сборам и 69 Расчеты по социальному страхованию и обеспечению

Так как эти счета активно – пассивные, то при вводе остатков по указанным счетам самостоятельно определяем по дебету или по кредиту вводить остаток.

Пример: на 31.12.2015г. у ООО «Успех» числится задолженность по следующим налогам и взносам:

• Задолженность по НДФЛ – 66 040 руб.;
• Задолженность в ПФР – 34 000 руб.;
• Задолженность в ФСС – 13 170 руб.

Для ввода данных в 1С 8.3, выбираем счет 68.01. Открывается окно для ввода остатков в раздел учета – Расчеты по налогам и взносам. Создаем новый документ и вводим информацию по конкретному счету. При вводе информации важно правильно выбрать из выпадающего списка вид платеже в бюджет (фонды):

Если это, как в нашем случае, начисленные взносы, но не уплаченные, то выбираем Налоги (взносы): начислено/уплачено. Если это пени, начисленные по акту проверки, то необходимо выбрать Пени: начислено/уплачено (по акту сверки) и так далее:

Так как по примеру у организации задолженность перед бюджетом, то остатки вводим по кредиту счетов.

Шаг 6. Ввод начальных остатков по счету 80 Уставный капитал

Выбор субсчета зависит от организационно – правовой формы организации. Если это ООО, как в нашем примере, то выбираем 80.09 Прочий капитал. Если учредителей несколько, то уставный капитал вводится по каждому учредителю отдельно.

Пример: ООО «Успех» имеет два учредителя:

• Физическое лицо Владимиров Андрей Викторович – вклад 10 000 руб.;
• Юридическое лицо ООО «Луч» – вклад 250 000 руб.

При вводе в поле Субконто выбираем учредителя и вводим сумму его вклада:

Шаг 7. Ввод начальных остатков по счету 01 Основные средства и 02 Амортизация основных средств

Пример: на 31.12.2015г. в ООО «Успех» числятся основные средства:

По примеру основное средство числится на счете 01.01 в разрезе подразделений, поэтому выбираем счет 01.01. Создаем документ, указываем подразделение и кнопка Добавить. Открывается окно для ввода информации об основном средстве:

Начинаем заполнение с выбора из справочника основного средства. На вкладкеНачальные остатки указываем первоначальную стоимость (БУ). В 1С 8.3 автоматически проставляется первоначальная стоимость НУ и стоимость на момент ввода остатков:

• Если стоимость по бухгалтерскому учету и по налоговому учету совпадают, то оставляем данные без корректировки. Если различаются, то корректируем первоначальную стоимость НУ.
• Если была , которая увеличила первоначальную стоимость, то меняем стоимость на момент ввода остатков.

Способ отражения амортизации зависит от того, для каких целей будет использоваться основное средство. Например, для производства продукции счет 20, а для общехозяйственных целей счет 26:

Переходим на закладку Бухгалтерский учет , где указываем всю необходимую информацию. График амортизации по году указывают только те организации, у которых сезонный характер работы. Остальные организации это поле не заполняют:

Закладка Сведения о модернизации заполняется только в том случае, если у основного средства была модернизация:

Рассмотрим закладку Налоговый учет:

• Параметры амортизации заполнились по данным бухгалтерского учета. Если они совпадают с налоговым учетом, то ничего заполнять не надо.
• При использовании специального налогового коэффициента указываем, какой коэффициент будем использовать:

• Если основное средство вводилось в эксплуатацию до 2009 года или до 2002 года, то потребуется ввести данные на соответствующей вкладке:

Когда учет в программе «1С: Бухгалтерия 8.0» собирается вести вновь созданная организация, то в базу последовательно вводятся операции и документы, отражающие формирование уставного капитала, внесение вкладов учредителями и т.д.

Чаще на практике случается ситуация, когда на компьютерный учет переходит фирма, которая уже вела деятельность до приобретения компьютеров и установки программы. Следовательно, возникает необходимость внести в информационную базу начальные остатки, имевшие место по данным бухгалтерии на дату начала компьютерного учета.

Прежде всего в данной ситуации следует определиться с датой начала компьютерного учета. На автоматизированный учет можно переходить с начала отчетного года, начала квартала, начала месяца и даже с произвольной даты. Идеальным вариантом начала автоматизированного учета было бы начало отчетного года, так как этот вариант дает возможность анализировать данные за весь отчетный период и использовать при составлении квартальной и годовой отчетности регламентированные отчеты. Однако при этом может возникнуть необходимость ввода очень большого количества проводок за период с начала года до текущего квартала или месяца.

Выбор конкретной даты начала учета предполагает, что остатки вводятся по состоянию на эту дату, далее учет уже ведется на компьютере. Это означает, что датой операций по вводу начальных остатков должна быть последняя календарная дата предыдущего периода. Например, при вводе остатков на 1 января 2006 года, датой ввода остатков будет 31 декабря 2005г., при вводе остатков на 1 июля датой ввода будет 30 июня и т.д. Это делается для того, чтобы на дату начала учета остатки уже имели место и с этой даты уже начали бы накапливаться обороты по счетам. Для удобства работы перед вводом входящих остатков дату их ввода следует задать в качестве рабочей даты (пункт меню «Сервис – Параметры»).

Ввод остатков осуществляется вручную проводками с использованием вспомогательного счета 000. Для этого в Журнале операции с помощью добавления новой строки (или клавиши INS) открываем новую операцию, заполняем поля даты и содержания, а затем вводим в табличную часть операции проводки типа Д А – К 000 или Д 000 – К П, где А – активный счет, а П – пассивный счет, по которым вводятся остатки. Таким образом, дебетовые сальдо на активных счетах и кредитовые сальдо на пассивных попадают в базу в корреспонденции с вспомогательным счетом 000.

Как мы уже знаем из предыдущих тем, при выборе в проводку того или иного счета, программа будет запрашивать необходимые разрезы аналитики, которые выбираются из соответствующих справочников и перечислений. То есть вводить остатки придется по самой мелкой аналитике – по каждому поставщику, сотруднику, материалу, товару, складу и т.д. При этом, если по счету введется количественный учет – в проводке следует указать количество, если на счете предусмотрено ведение валютного учета – следует задать количество иностранной валюты.

Если аналитика обширна, можно разделить работу по вводу остатков на нескольких сотрудников бухгалтерии. Например, кто-то вводит остатки по поставщикам, кто-то – по материалам, основным средствам, сотрудникам. То есть каждый создает свою операцию, внутри которой копированием вводит проводки по конкретному счету, но различной аналитике. Главное, чтобы всеми соблюдались общие правила – дата ввода остатков должна быть у всех одинаковая, и все проводки вводятся с использованием вспомогательного счета 000. Тогда в оборотах за дату ввода остатков эти суммы суммируются, и будет получен требуемый результат.

При вводе остатков на забалансовых счетах вспомогательный счет 000 не используется. Например, если по состоянию на дату начала ведения автоматизированного учета, а организации имелось арендованное имущество, следует ввести проводку:

Следует иметь в виду, что корректный ввод начальных остатков по отдельным счетам можно осуществить только с помощью специализированных документов, входящих в состав конфигурации. В частности, это касается ввода остатков по основным средствам и остатков по НДС.

8.2. Документ «Ввод начальных остатков ОС».

Данный документ может быть вызван из пункта меню «Операции – Документы – Ввод начальных остатков ОС».

Документ предназначен для ввода всех сведений об основных средствах, необходимых для дальнейшего ведения учета.

В документ вносятся начальные данные для ведения бухгалтерского и налогового учета по основным средствам. Признак ведения налогового учета может быть изменен. По бухгалтерскому учету документ проводится всегда.

В документ вносятся лишь актуальные сведения об основных средствах, история изменения сведений об основных средствах не переносится. Данные указываются только для тех основных средств, которые на момент ввода остатков уже приняты к учету, но еще не списаны с учета.

Реквизиты шапки документа:

? Организация. Организация, в которой числятся основные средства, указанные в табличной части.

? Подразделение организации . Подразделение организации, за которым числятся основные средства, указанные в табличной части.

? Ответственный. Пользователь, ответственный за ввод информации в документ.

? Комментарий . Текстовое примечание к документу.

Заполнение табличной части документа:

Подбор данных в табличную часть может быть выполнен несколькими способами, такими как ручной ввод строки, заполнение при помощи механизма подбора, автоматическое заполнение.

Для подбора данных в табличную часть используется кнопка «Подбор» . При ее нажатии открывается диалоговое окно со списком основных средств, имеющихся в справочнике.

Существует возможность автоматически заполнить табличную часть объектами основных средств, относящимися к определенной группе учета основных средств (здания, сооружения и др.). Для этого следует нажать на кнопку «Заполнить» «По группе ОС» предоставляется возможность указать группу учета основных средств. Объекты, относящиеся к этой группе, будут автоматически добавлены в табличную часть. Если на момент заполнения в табличной части документа уже имеются некоторые строки, пользователю будет предложено выбрать: удалить существующие строки или же добавить к ним новые.

Для быстрого заполнения табличной части однотипными объектами основных средств, имеющими одинаковые наименования, нужно ввести в табличную часть хотя бы один такой объект. Затем следует воспользоваться кнопкой «Заполнить» в командной панели табличной части. При выборе в выпадающем меню пункта «По наименованию» табличная часть будет заполнена объектами основных средств, имеющими такое же наименование, как у введенного первоначально.

Для каждого объекта основных средств заполнению подлежат только те реквизиты (колонки), которые имеют к нему отношение. С порядком заполнения всех реквизитов табличной часть можно познакомиться, нажав кнопку

панели инструментов окна документа.

Печать табличной части документа:

Для вывода на печать данных табличной части документа предназначена кнопка «Печать» . На печать выводятся только те колонки табличной части, видимость которых включена на момент формирования печатной формы документа кнопкой

На закладке «Итоги» выводятся данные об итогах по некоторым колонкам табличной части «Основные средства» .

При проведении документа кроме записей в различных регистрах формируются следующие проводки:

Д «Счет учета (БУ)» – К 000 – на сумму, равную значению реквизита «Текущая стоимость (БУ)»

Д 000 – К «Счет амортизации (БУ)» – на сумму, равную значению реквизита «Накопленная амортизация (БУ)»

Д «Счет учета (НУ) без указания корр. счета – на сумму, равную значению реквизита „Текущая стоимость (НУ)“

К «Счет амортизации (НУ)» без указания корр. счета – на сумму, равную значению реквизита «Накопленная амортизация (НУ)»

8.3. Документ «Ввод начальных остатков по НДС»

Документ вызывается через пункт меню «Операции – Документ – Ввод начальных остатков по НДС».

Документ позволяет ввести первоначальные данные о суммах НДС, как подлежащих в дальнейшем вычету, так и подлежащих уплате в бюджет. Его необходимо использовать при начале эксплуатации программы.

Данный документ формирует проводки ввода начальных остатков по счетам 19 «НДС по приобретенным ценностям» (различным субсчетам), 76.Н «Расчеты по НДС, отложенному для уплаты в бюджет» и 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам», а также соответствующие записи в регистрах подсистемы учета НДС.

При заполнении сначала необходимо указать операцию – тот участок учета НДС, по которому предполагается вводить начальные остатки. При смене операции данные всех табличных частей очищаются.

В табличной части «Данные по остаткам» вводятся общие данные об остатках НДС в разрезе аналитики. Колонки с суммами по отдельным событиям (например, какая сумма НДС оплачена поставщику – для операции ввода остатков НДС по приобретенным ценностям), счета учета НДС и иная необходимая информация вводятся в табличной части «Дополнительные сведения» . Каждой строке из табличной части «Данные по остаткам» может соответствовать несколько строк табличной части «Дополнительные сведения»

В табличных частях «Расчеты с контрагентами» и/или «Авансы» (в зависимости от вида операции) вводится информация о расчетах с контрагентами (неоплаченная задолженность и авансы). Есть возможность заполнить данные этих таблиц по данным, введенным в табличных частях «Данные по остаткам» и «Дополнительные сведения» .

Если в документе установлен флажок «Отразить расчеты с контрагентами» , при проведении документа будут сформированы проводки отражения начальных остатков по расчетам с контрагентами в бухгалтерском учете по данным табличных частей «Расчеты с контрагентами» и/или «Авансы» (в зависимости от вида операции) .

Рассмотрим разные варианты вводимых операций:

Вид операции «НДС по приобретенным ценностям» предназначен для ввода начальных остатков по суммам НДС предъявленным поставщиками ценностей. В табличной части «Данные по остаткам» вводятся данные о поставщике и документах поступления ценностей. После записи документа, создается документ вида «Отражение поступления товаров и услуг (НДС)», и, если установлен флаг «СФ», счет-фактура полученный. В табличной части «Дополнительные сведения» вводятся сведения по приобретенным ценностям. В табличной части «Расчеты с контрагентами» вводятся данные о неоплаченной задолженности организации перед поставщиками. В табличной части «Авансы» вводятся данные по незачтенным авансам, выданным организацией поставщикам.

Вид операции «НДС неполученный от покупателей» предназначен для ввода начальных остатков по суммам НДС начисленным при реализации ценностей. В табличной части «Данные по остаткам» вводятся данные о покупателе и документах реализации ценностей. После записи документа, создается документ вида «Отражение реализации товаров и услуг (НДС)», и счет-фактура выданный. В табличной части «Дополнительные сведения» вводятся сведения по реализованным ценностям. В табличной части «Расчеты с контрагентами» вводятся данные о неоплаченной задолженности покупателя перед организацией.

Вид операции «НДС по авансам полученным» предназначен для ввода начальных остатков по суммам НДС с авансов полученных. В табличной части «Данные по остаткам» вводятся данные о покупателе и документах оплаты аванса. После записи документа, создается документ вида «Документ расчетов с контрагентами (ручной учет)», и счет-фактура выданный. В табличной части «Дополнительные сведения» вводятся сведения по полученным авансам. Для одной строки табличной части «Данные по остаткам» можно вводить строки в табличной части «Дополнительные сведения» с одинаковыми видами ценностей и ставками НДС. В табличной части «Авансы» вводятся данные о незачтенных авансах полученных от покупателя.

8.4. Проверка правильности ввода начальных остатков

После того, как будут введены все входящие остатки, следует убедиться в правильности их ввода. Представим ситуацию, что остатки вводились на 01.07.2006 г. Это значит, что датой 30.06.2006 г. в базу были введены проводки типа Д01,10,50,41…-К000, то есть в кредит вспомогательного счета 000 за 30.06.2006 попал весь актив полугодового баланса. В то же время тем же 30.06.2006 г. в базу были введены так же проводки типа Д000 – К60,68,69,70,80…, то есть в дебет вспомогательного счета 000 за 30.06.2006 попал весь пассив полугодового баланса. Таким образом, чтобы убедиться в правильности ввода начальных остатков, надо сравнить дебетовые и кредитовые обороты на счете 000 за дату ввода остатков. Равенство этих оборотов говорит о том, что все введено правильно. Если же обороты счета 000 за дату ввода остатков не равны, и на счете 000 образовалось конечное сальдо – следует искать ошибку, допущенную при вводе.

Пример: Рассмотрим ситуацию, изложенную на примере ТД «Нева» демонстрационной базы, входящей в комплект поставки.

Автоматизированный учет в ТД «Нева» решено начать с 1 января 2005 года. Следовательно, остатки должны вводиться 31 декабря 2004г. Что и было сделано: откройте Журнал операций, настройте в нем отбор по организации ТД «Нева» и выделите курсором операцию номер ТДН00001 от 31.12.2004. Нажмите кнопку «Проводки» – в нижней часть журнала будут отражены проводки по вводу входящих остатков с использованием счета 000 (34 проводки).

Чтобы удостовериться, что остатки введены правильно, вызовем на экран отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» (из пункта меню «Отчеты»). Настроим период формирования ведомости – 31.12.2004 г. и выберем в строку «Организация» интересующий нас ТД «Нева». Нажмем кнопку «Сформировать» и получим следующий результат:

Как видно из самой верхней строки табличной части сформированного отчета, оборот по дебету счета 000 равен обороту по кредиту счета 000 (678 400 руб.). Сальдо конечное на вспомогательном счете 000 отсутствует. Это говорит о том, что ошибок при вводе остатков допущено не было, и с 1 января 2005 года можно вводить текущие операции, получать верную промежуточную и итоговую отчетную информацию по организации.